En las Organizaciones de Manufactura Esbelta se establecen diferentes métodos para la solución de problemas.
Las 8D son una metodología para la resolución de problemas, que mediante la constitución de un equipo “competente” y siguiendo un proceso de análisis y toma de decisiones estructuradas en 8 pasos, permite resolver los problemas, focalizándose en los hechos (objetividad) y no en las opiniones (subjetividad).
Se denomina 8D porque son 8 disciplinas las que el equipo debe poner en práctica si quiere resolver con éxito los problemas.
Disciplina 1: Construir el equipo
Se trata de constituir un grupo de personas, no muy grande, que aglutine las habilidades técnicas, la experiencia y la autoridad necesaria como para poder gestionar la resolución de los problemas y la implementación de soluciones.
A la hora de constituir el equipo nos tenemos que asegurar que las personas seleccionadas pueden disponer del tiempo necesario para asistir a las sesiones de trabajo así como que se muestran receptivas en la dirección de trabajar tras un objetivo común.
Disciplina 2: Describir el problema
Para poder arreglar algo previamente tenemos que saber lo que no funciona, esto es evidente. De este modo, cuanto más clara y concisa sea la descripción del problema que se está presentando, mayores serán las posibilidades de resolverlo.
La técnica de las 5w+2h, la estratificación mediante Pareto o el uso de los diagramas de flujo se constituyen en excelentes aliados para conseguirlo.
Disciplina 3: Implementar una solución correctiva provisional
Como la implantación de una solución definitiva puede no ser inmediata, la idea es “parchear” el problema con una solución provisional que evite que los problemas vayan a más y permita ganar tiempo.
Pero no debemos quedarnos solo en la acción provisional. Debemos acompañar esta acción con un seguimiento sobre su efectividad para de este modo asegurarnos que las cosas no empeoran.
Disciplina 4: Identificar la causa raíz
Generalmente cuando se presenta un problema rápidamente se nos presentan en la cabeza muchas posibles causas. Pero lo cierto es que solo unas pocas de ellas son las verdaderas culpables del problema. La clave por tanto está en descubrir cuál o cuales son esas causas.
La técnica de los 5 porqués o el diagrama de causa-efecto (Ishikawa) nos serán de mucha utilidad.
Disciplina 5: Determinar las acciones correctivas definitivas
Identificada la causa raíz del problema, o causas, se deben de formular las soluciones permanentes a las mismas, para ello se suelen utilizar las siguientes técnicas:
• Brainstorming
• Técnicas asociadas a la Selección y Priorización, como la del Impacto QCDP o la del Análisis NPR (Severidad, Probabilidad, Detección).
El resultado final de esta etapa debe ser la elaboración de un plan de acción en el que se detalle para cada solución lo que se debe hacer, quien lo debe de hacer y en qué plazo lo debe de hacer.
Disciplina 6: Implementar una solución permanente
En este punto se trata de ejecutar el anterior plan de acción para implementar las diferentes acciones correctivas permanentes. Por otro lado también se debe hacer un seguimiento sobre la eficacia de estas soluciones y de este modo asegurarnos de que no vuelven a aparecer fallos similares.
Disciplina 7: Evitar que el problema se repita
Hay que prevenir que la “crisis” vuelva a aparecer de nuevo. Por ello suele ser recomendable actualizar todo lo relacionado con el proceso: procedimientos de control, manuales de entrenamiento, especificaciones, comunicación…
Disciplina 8: Celebrar el éxito
La idea de que el equipo ha sido quien ha logrado los resultados en ningún momento debe olvidarse. Es por esto por lo que es recomendable encontrar fórmulas de reconocimiento a dicho trabajo, como por ejemplo comunicar el éxito obtenido al resto de la organización y reconocer el esfuerzo.